Студенти третього курсу соціально-гуманітарного факультету ЗУНУ спеціальності «Інформаційна, бібліотечна та архівна справа» освітньо-професійної програми «Документознавство та інформаційна діяльність» провели практичне заняття у загальному відділі університету.

У рамках вивчення дисципліни «Інформаційно-документне забезпечення діяльності організації» начальник загального відділу Алла Сеник та інженер 1 категорії Руслана Палій ознайомили із основними завданнями загального відділу, який здійснює організаційно-правове забезпечення діловодства в університеті; документальне забезпечення обліку і реєстрації кореспонденції; контроль за виконанням розпорядчих документів вищих органів, керівництва університету і заяв громадян; організацію прийому, обробки, використання, зберігання і своєчасне передавання документальних матеріалів до архіву.

Відповідно працівники відділу організовують тиражування і розсилку наказів, вказівок ректора та проректорів університету, приймають від структурних підрозділів на зберігання з подальшою передачею до архіву документи, забезпечують оперативний розшук інформування за документами, оформляють, реєструють службові відрядження, забезпечують деканати, кафедри та інші підрозділи службовими бланками і здійснюють контроль за їх правильним використанням, а також виконують інші важливі доручення.

Свою діяльність загальний відділ здійснює відповідно до вимог чинного законодавства – Конституції України, законів, підзаконних нормативно-правових актів, керується Положенням про вищий навчальний заклад, наказами та інструктивними листами Міністерства освіти і науки України, керівництва університету та інструкцією з діловодства.

Кваліфіковане діловодство та правильна організація документального забезпечення, що включають приймання, розгляд, реєстрацію, індексацію, оформлення документів, контроль за їх виконанням, порядок класифікації, формування справ, їх збереження і підготовку для передачі до архіву, є надзвичайно важливою складовою, що забезпечує чіткість роботи в усіх структурних підрозділах вищого навчального закладу.